要素一：茶会主题真的太重要
可以说，一个富有创意又贴合当下的茶会主题是大型户外茶会成功举办的重要因素之一。主题，它关乎着会有多少人愿意来参加你辛辛苦苦组织的茶会，甚至于可以预测出参加者的年龄层次、参加者的所属领域、参加者的人数。主题确定好，才能更合理的规划出所需茶品、茶会流程、举办时间、举办地点、所需物料、工作人员分配等。
要素二：散布活动消息很关键
之所以是户外大型茶会，除了会场布置规模庞大，也意味着参与人数要多，细细一分，排除工作人员及外邀席主，茶会上至少得有百人参与吧。那么，参与者哪里来？
首先，你得挑选一个大部分人都有闲暇时间来参与此次活动几率最大的日子。与此同时，应尽量从参与者出行便利角度来决定活动地点及活动当天具体时间，此外，还要注意避开人们可能选择外出旅行的法定节假日，提前看好天气预报。
其次，你得通过如：发邀请函、票券、致电、粘贴海报等诸多方式让尽可能多的人接收到茶会活动消息并得到接收者重视，从而达到增加他们积极来参与茶会的目的。
要素三：应该这样吸引茶会受邀者
设计美观独特的邀请函、票券或海报是给接收者对茶会的第一印象，所以茶会宣传通告设计一定要反复斟酌，反复修改才能博得眼球、博得好感。千万别小看：茶会主题、所用茶品、茶点、节目流程、要求规定、举办时间地点等这些作为宣传通告上必不可少的茶会说明，他们能使接收者在信息了解过程中产生无限关于此次茶会的联想。所以，这些文字说明在简洁明了的同时，要有产生美好联想的作用。
要素四：如何决定茶会场地
一场茶会缺了音乐、茶点、灯光等这些非“必须”元素不免失色几分，倒也不会严重影响茶会依流程顺利结束。可一旦供水承接不方便、不给力，整场茶会除了尴尬，喝得不畅快，不过瘾之外，导致茶会泡汤，难以继续开展也是有极大可能的，因此，茶会地点不论选择在风景雅致又宽敞的园林也好、城市广场、学校礼堂等地也罢，一定实际勘察后优先考虑供水问题再根据交通情况、主题、预计人数最终一一对比筛选决定出最终活动场地。
要素五：不容忽视的茶会彩排
茶会邀请得到回应，及时统计出人数、设定好参与席主后，除工作人员任务分配，还得将茶会表演者、席主等这些重要外来参与者依照计划流程统一安排到实际场地排练，以确保茶会当天稳定有序。
